4 Tipps zum effektiven Arbeiten

Herausforderungen im Alltag

Es ist Sonntag, ich schreibe meine To-Do-Liste für die anstehende Woche und plane, was ich alles wie, wann und wo erledigen möchte. Daneben liegt mein Monatsplaner, der mir einen Überblick über meine Monatsziele verschafft und mich Monat für Monat durchs Jahr navigiert, um wiederum meine Jahresziele erreichen zu können. Ziemlich durchorganisiert, I love it. 

Trotzdem kann es passieren, dass ich am Sonntag mit meiner Tasse Kaffee hier sitze und denke: verdammt, ich hab nicht alles geschafft! 

Verstehe mich nicht falsch, ich bin kein Fan davon, sich von seinen To-Do-Listen regieren zu lassen, darum landen hier auch wirklich nur Dinge, die echt wichtig sind.

Aber manchmal habe ich trotzdem einfach keinen Bock. Und dann geht das prokrastinieren los. Dieses Phänomen ist dir wahrscheinlich auch bekannt, ansonsten würdest du diesen Artikel nicht lesen. In den folgenden zwei Abschnitten habe ich dir deshalb meine besten Leo-Learnings zusammengestellt, mit denen du dich wie eine echte Leo-Lady elegant durch den Dschungel deiner To-Do´s bewegst.

Wie du deinen Energiehaushalt optimal nutzen kannst

Um den Umgang mit deinen To-Do-Listen so effektiv wie möglich zu gestalten, ist es ratsam bei jeder Aufgabe kurz zu vermerken, wie viel Energie dich die einzelnen Aufgaben kosten werden. Das verlangt nicht viel Zeit, denn die Antwort triffst du instinktiv  aus dem Bauch heraus. Zur Bewertung des Energieaufwandes kannst du als Hilfestellung z.B. das Ampelsystem nach dem folgenden Prinzip nutzen:

Rot – Achtung, hoher Energieaufwand. Dich dieser Aufgabe zu widmen kostet schon viel Überwindung. Ein erhöhter Arbeits-/Zeitaufwand muss einkalkuliert werden.

Gelb – durchschnittlicher Energieaufwand. Bei dieser Aufgabe bist du in Balance, gefordert, aber nicht überanstrengt.

Grün – yay, geringer Energieaufwand. Eine easy Task, die schnell erledigt ist und dir leicht von der Hand geht.

4 goldene Regeln für effektive Aufgabenplanung

  1. Verteile – so gut es die Umstände zulassen – deine roten Aufgaben über die Woche und probiere nicht, energieaufwendige To-Do´s in ein oder zwei Tage zu quetschen. Höchstwahrscheinlich wirst du daran scheitern, was dich wiederum demotiviert und sich negativ auf deine Stimmung und somit auch deinen Energiehaushalt auswirken wird.
  2. Werde dir darüber bewusst, zur welcher Tageszeit du am produktivsten bist. Eine rote Erledigung als Morgenmuffel um 8 Uhr einzuplanen, wäre nicht sehr clever.
  3. Plane Ereignisse mit in deine Woche ein, die als Belohnung für rote und ggf. auch gelbe Aufgaben dienen könnten. Beispielsweise die Yogastunde am Mittwochabend, das Kaffeedate mit der besten Freundin am Freitagnachmittag oder dein Me-Time Blocker im Kalender (ja, auch das solltest du zeitlich einplanen, ansonsten wirst du nicht dazu kommen). Termine zu haben, auf die wir uns ganz besonders freuen, helfen ungemein dabei, Sachen zu erledigen, auf die wir so gar keine Lust haben und die uns im schlimmsten Falle richtig Bauchschmerzen bereiten.

Die optimale Arbeitsumgebung

Neben meinen drei goldenen Tipps möchte ich dir noch ein paar extra Tipps mit auf den Weg geben, die dir während der Arbeit noch den extra Kick geben können. Einige davon werden dir vielleicht sogar selbstverständlich erscheinen, dir jedoch als hilfreicher Reminder dienen.

  1. Ausreichend & gesunder Schlaf. Als frisch gebackene Mama ist es zum Beispiel oft unmöglich, aber wenn die Umstände es irgendwie zulassen, ist es super wichtig, ausgeschlafen zu sein, um den darauffolgenden Tag optimal zu meistern. Also: zeitig ins Bett und lieber lesen als netflixen kurz vorm Schlafengehen. Und natürlich gibt es wunderbare Ölmischungen, die bei Einschlafproblemen helfen können!
  2. Handy weglegen. Das fällt mir persönlich auch am schwersten. Sind wir es doch so sehr gewöhnt non-stop erreichbar zu sein. Schließlich könnte ja auch jederzeit ein ganz ganz wichtiger Anruf reinkommen. Klingt eher wie eine Ausrede, merkste selbst, oder? Mein Vorschlag: die optimale Konzentrationszeit am Stück beträgt ca. 1 Stunde. Lege dein Handy am besten während dieser Zeit zur Seite, stell dir einen Wecker, und erlaube dir nach einer Stunde (wenn du es noch länger aushältst, umso besser) 5 Minuten an deinem Handy Nachrichten zu beantworten und E-Mails zu checken. Dann gehts weiter!
  3. Pause bedeutet Pause. Wie oft passiert es, dass du in der Mittagspause gleichzeitig isst während du parallel noch E-Mails beantwortest oder das nächste Meeting vorbereitest?! Mag effizient auf den ersten Blick wirken, führt langfristig aber nur zu Stress. Pausen sind heilig. Stärke dich, und schnappe am besten frische Luft und komm etwas in Bewegung. Geist und Körper werden es dir danken.
  4. Und –  last but not least-  schaffe dir eine schöne Arbeitsatmosphäre! Du kannst dir vielleicht schon denken, was zu einer perfekten Arbeitsumgebung bei mir beiträgt, oder? Yes, ätherische Öle! Schließlich gibt es so tolle Öle, die Frau dabei unterstützen, Fokus und Konzentration zu bewahren. Und zusätzlich ist der Duft auch einfach herrlich und gibt einem einfach ein rundum gutes Gefühl!

Wenn ihr noch Fragen jeglicher Art habt, immer her damit 🙂 Ansonsten hoffe ich, euch mit meinen Tipps ein wenig Inspiration geben konnte.

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